Mit dem Online-Service der EZVK bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Auskünfte über ihre Versicherten abzufragen bzw. Änderungen an ihrem Datenbestand vorzunehmen. Dieser Service steht Ihnen in der Regel von Montag bis Donnerstag von 6:00 Uhr bis 20:00 Uhr und Freitag von 6:00 Uhr bis 12:00 Uhr zur Verfügung.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die EZVK erfolgt auf der Grundlage der Beteiligungsvereinbarung unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere des Datenschutzgesetzes der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD) sowie der Satzung der EZVK. Für uns stehen dabei die Grundsätze der Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung und Transparenz, der Datenintegrität und Vertraulichkeit sowie der Datenminimierung im Vordergrund.
Hinsichtlich der Einzelheiten zum Datenschutz und zur Datenverarbeitung verweisen wir ergänzend auf unsere entsprechende Information auf unserer Homepage:
https://www.ezvk.de/datenschutz
Die EZVK verarbeitet Ihre Mitgliedsdaten sowie die personenbezogenen Daten Ihrer Beschäftigten in Erfüllung ihrer versicherungsvertraglichen Verpflichtung gegenüber Ihnen. Wir benötigen diese Daten für die Leistung einer zusätzlichen Alters-, Erwerbsminderungs- und Hinterbliebenenversorgung (§ 1 der Satzung der EZVK). Diese Daten erhalten wir von Ihnen aufgrund Ihrer Auskunftspflicht nach § 13 der Satzung der EZVK. Hierbei handelt es sich insbesondere um Name, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Familienstand, Jahresmeldungen (z.B. Entgeltdaten, An- bzw. Abmeldung zur Zusatzversorgung, Altersteilzeit, Mutterschutzzeiten, Elternzeit), Sozialversicherungsnummer und Steuer ID der Versicherten.
Zudem verarbeiten wir - soweit für die Feststellung der Umlage- und Beitragspflicht und der Leistungsansprüche erforderlich – personenbezogene Daten, die wir von Dritten in zulässiger Weise erhalten haben (insb. Gerichte, Sozialversicherungsträger, anderen Zusatzversorgungseinrichtungen, Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen sowie Finanzbehörden).
Durch die Portalnutzung fallen weitere personenbezogene Daten zu Ihrem Nutzerprofil (Nutzername bzw. E-Mail) sowie Daten zu Ihren Aktivitäten insbes. Ihre Zugriffe im Portal an. Diese speichern wir aus Sicherheitsgründen zur Nachvollziehbarkeit und Betrugsvermeidung.
Bei Nutzung dieses Portals werden von uns Cookies (kleine Dateien) auf Ihrer Festplatte gesetzt. Zum einen verwenden wir zur besseren Navigation temporäre Session-Cookies, welche nach der Session gelöscht werden. Sollten Sie durch die Einstellung des Internetbrowsers die Verwendung von Cookies ablehnen, hat dies keinen Einfluss auf die Lesbarkeit der Seiten, sondern nur auf deren Layout-Gestaltung. Weiterhin dienen Cookies der Speicherung des temporären Zufallsschlüssels während der Dauer der Verbindung. Hier sind diese Cookies für Ihren Zugang technisch erforderlich.
Wir verarbeiten die vorgenannten Daten:
- zur Erfüllung unserer versicherungsvertraglichen Verpflichtung gegenüber Ihnen bzw. in Erfüllung unserer Verpflichtungen aus § 1 der Satzung der EZVK (§ 6 Nr. 5 und 6 der DSG-EKD).
- zur Erfüllung unserer gesetzlichen und aufsichtlichen Vorgaben, wie zum Beispiel steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Kontrolle- und Meldepflichten (§ 6 Nr. 5 und 6 der DSG-EKD).
Innerhalb der EZVK haben die Funktionsbereiche Zugriff auf die Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (§ 30 DSG-EKD) können zu den genannten Zwecken Daten erhalten. Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb der EZVK ist zu beachten, dass wir personenbezogene Daten nur weitergeben dürfen, wenn gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder erfordern oder der Betroffene eingewilligt hat.
Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung von Aufträgen (z.B. Zahlungsaufträge) erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. steuerrechtliche Meldepflichten), der Betroffene uns eine Einwilligung erteilt hat oder im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. Werden Dienstleister in einem Drittstaat eingesetzt, sind diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen durch die Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet.
Wir verarbeiten und speichern die personenbezogenen Daten solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass das Versorgungsverhältnis über viele Jahre und hinsichtlich der Hinterbliebenenversorgung über den Tod der originär versicherten Person hinaus angelegt ist. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften, aber auch aus dem Handelsgesetzbuch ergeben. Ferner beurteilt sich die Speicherdauer nach den gesetzlichen Verjährungspflichten, z. B. §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB); diese betragen in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu 30 Jahre.
Sollten Sie Fragen zur Datenschutzerklärung oder zu dem für die EZVK maßgeblichen DSG-EKD haben, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten:
Evangelische Zusatzversorgungskasse
Örtlich Beauftragte für den Datenschutz
Holzhofallee 17a
64295 Darmstadt
Email: datenschutz@ezvk.de
Die zuständige Aufsichtsbehörde für den Datenschutz ist die oder der Beauftragte für den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland. Sie erreichen die für uns zuständige Außenstelle wie folgt:
Beauftragter für den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland
Datenschutzregion Mitte – West
Außenstelle Dortmund
Friedhof 4
44135 Dortmund
Telefon: 0231 533827-0
Telefax: 0231 533827-20
E-Mail: mitte-west@datenschutz.ekd.de
Internet: www.datenschutz.ekd.de
Mit Ihrem Zugriff auf die Internetseiten der EZVK werden mögliche Identifizierungsdaten (IP-Adresse) und weitere Angaben (Datum, Uhrzeit, betrachtete Seite) zu anonymen statistischen Zwecken und zu Zwecken der Datensicherheit gespeichert. Diese gespeicherten Daten werden nicht für andere Zwecke verwendet und nach drei Monaten wieder gelöscht.
Die Seiten der EZVK verwenden zur besseren Navigation temporäre Session-Cookies, welche nach der Session gelöscht werden. Sie haben jedoch bei Deaktivierung keinen Einfluss auf die Lesbarkeit der Seiten und speichern keine personenbezogenen Daten. In geschlossenen Mitgliederbereichen werden Cookies zur Speicherung des temporären Zufallsschlüssels während der Dauer der Verbindung genutzt. Hier sind Cookies unbedingt erforderlich.
Soweit Sie auf den Internetseiten der EZVK die Möglichkeit haben, der EZVK online Daten zur Verfügung zu stellen, erfolgt die Übertragung der Daten verschlüsselt unter Verwendung einer sogenannten SSL/TLS-Verbindung mit einer Verschlüsselungsstärke von 128 Bit. Das dabei verwendete Verfahren entspricht dem aktuellen Stand der Technik und stellt einen sicheren Schutz Ihrer Daten gegenüber einer Kenntnisnahme durch Unbefugte dar.
Der von Ihnen verwendete Internet-Browser muss eine Verschlüsselungsstärke von 128 Bit unterstützen und für die Verwendung von SSL/TLS, Java Script und Cookies konfiguriert sein. Das Betreten und Verlassen der unter Verwendung von SSL/TLS gesicherten Seiten wird von Ihrem Internet-Browser angezeigt, wenn dieser entsprechend konfiguriert ist. Die Statusleiste Ihres Internet-Browsers zeigt beim Betrachten einer unter Verwendung von SSL/TLS gesicherten Seite ein kleines Vorhängeschloss. Beim Doppelklicken auf dieses Symbol öffnet sich das gültige Zertifikat.
Wenn Sie der EZVK eine E-Mail senden, wird Ihre E-Mail-Adresse von der EZVK ausschließlich zur Korrespondenz mit Ihnen verwendet und nicht an Dritte weitergegeben. Bitte beachten Sie, dass bei der Nutzung von E-Mail die Vertraulichkeit der Informationen im Internet ohne Verschlüsselungsmaßnahmen nicht gewährleistet ist. Der Inhalt, der in einer unverschlüsselten Mail geschickt wird, sollte nicht vertraulicher sein als der, den man per Postkarte abgeschickt hätte. Die EZVK empfiehlt daher, Mitteilungen mit vertraulichem Inhalt über den Postweg zu verschicken.